El programa SMARTsend de Xerox automatiza tareas de oficina

El programa SMARTsend de Xerox automatiza tareas de oficinaSe trata una nueva aplicación dirigida a oficinas de cualquier tamaño que permite a los trabajadores capturar, modificar, almacenar y compartir documentos rápida y fácilmente, usando los sistemas multifuncionales (MFPs) de Xerox. SMARTsend trabaja con toda la gama de equipos multifuncionales de Xerox.
La aplicación permite escanear documentos de papel, tanto en blanco y negro como en color, y convertirlos después a diferentes formatos, incluyendo PDF, JPEG y TIFF. A través de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, el software también puede convertir documentos en archivos “editables” tales como Excel, Word, PowerPoint o PDF. Esto permite al usuario integrar datos electrónicos y en papel para crear nuevos documentos que pueden manipularse, almacenarse y compartirse. SMARTsend también permite al usuario personalizar campos que acompañarán a los documentos, lo que ayuda a clasificar, buscar y recuperar fácilmente la información.
“En estos momentos, las oficinas están pidiendo simplificar la forma en que los trabajadores crean, comparten y gestionan la información,” afirma Cees van Doorn, director general y vicepresidente de la división de productos de oficina de Xerox Europa. “Xerox tiene como objetivo transformar la forma en que las personas trabajan, ofreciendo un amplio catálogo de soluciones que automatizan la captura y gestión de los documentos y haciendo que haya un mayor número de información accesible a más personas.”
FreeFlow SMARTsend de Xerox es el primer producto de la nueva colección de software de flujo de trabajo FreeFlow Office Collection, creada sobre la base de su FreeFlow Digital Workflow Collection, solución de software y hardware desarrollada para imprentas de gama alta y que ahora permite extender la gestión del flujo de trabajo de Xerox a la oficina. Según un reciente estudio llevado a cabo por la empresa de investigación InfoTrends/CAP Ventures, FreeFlow Digital Workflow Collection de Xerox es el software que prefieren los profesionales en entornos de producción para su flujo de trabajo de impresión digital.
“Ninguna otra compañía de este sector proporciona la cantidad de soluciones que Xerox ofrece en este área,” afirma Jonathon Bees, redactor jefe de Better Buys for Business, publicación líder en el sector de gestión de documentos e imágenes de EE.UU. “Es como si Xerox pusiera los documentos en un piloto automático: los archivos saben dónde ir, cómo llegar allí y en qué formato para hacer más sencilla su revisión.”
SMARTsend ofrece otras muchas ventajas como la capacidad de guardar un proceso de flujo de trabajo o de distribución como una portada en papel o electrónica. La portada puede configurarse de tal forma que el archivo escaneado se dirija a una amplia variedad de destinos, incluyendo una dirección de correo o lista de distribución, una carpeta de red, una carpeta de FTP, una impresora remota, una web URL, Domino.Doc, Domino, Microsoft SharePoint y Xerox DocuShare. El remitente puede también configurar un informe de correo electrónico confirmando la entrega a todos los destinos.
Esta nueva aplicación también ofrece grandes beneficios para los administradores de red, ya que incorpora nuevas capacidades automatizadas de gestión de flujo de trabajo, que permiten eliminar automáticamente listas de distribución antiguas o sin usar, tanto desde los sistemas multifunción como desde el servidor. Además, la aplicación produce un historial que permite a las compañías controlar el uso y obtener listas de control de acceso para cumplir con los requisitos legales y normativos.