Un manejo de documentos más efectivo y eficiente

Los procesos integrados de documentos electrónicos reducen en cientos de miles de dólares los costos de ingeniería y de administración de construcción para proyectos grandes.
Pocos ejecutivos enfrentan los retos de colaboración con los que tratan a diario los gerentes de construcción. Incluso un proyecto comercial de tamaño medio puede involucrar a cientos de contratistas y subcontratistas, empresas de ingeniería, proveedores, agencias de planeación locales y estatales, grupos de vecinos y múltiples inversionistas. Con tantos grupos participando en los proyectos de construcción, no es extraño que sean comunes los retrasos en los proyectos y los costos de administrar éstos últimos puedan elevarse rápidamente.
Un estudio reciente realizado por Harris Interactive para Adobe Systems Incorporated reveló que un factor asociado con los altos costos de la administración de proyectos sigue dependiendo de procesos en papel para el intercambio de información. De hecho, conforme los procesos electrónicos se convierten en la norma en otras industrias, cuatro de los cinco principales métodos de intercambio de documentos para arquitectos, ingenieros y profesionales de la construcción (AEC, por sus siglas en inglés) siguen dependiendo del correo, el fax y la mensajería. El estudio de Harris también explicó por qué se utiliza el papel de forma tan regular – y que por suerte, los profesionales de la AEC reconocen la importancia de adoptar flujos de trabajo más eficientes.

Costos que crecen rápidamente
Los documentos de construcción son tan diversos como diversos son los proyectos. Si bien muchas personas creen que los documentos de construcción son principalmente dibujos CAD, la realidad es muy distinta. El estudio de Harris Interactive descubrió que menos de 30 por ciento de los materiales compartidos con los involucrados en un proyecto eran dibujos CAD 2-D; el 70 por ciento restante eran otros formatos de documentos que normalmente contienen información de costos, formas (como RFI’s y Órdenes de Cambio), contratos, fotos de lugares y otros documentos críticos.
Las principales razones por las cuales los documentos de construcción se entregan con frecuencia en papel, son la complejidad del contenido y el uso de muy variadas aplicaciones de software (varias herramientas de CAD y de planeación de proyectos, Microsoft Office Suite y otros programas especializados). Por ejemplo, un gerente de construcción que comparte dibujos CAD con planeadores de ciudades no puede estar seguro de que los destinatarios tengan el software adecuado para ver los materiales. No importa cuán costoso o ineficiente sea, el papel resuelve este problema. Lo mismo aplica para entregar presupuestos, RFIs y otras informaciones del proyecto.
Desgraciadamente, el precio de utilizar papel para los flujos de trabajo de la construcción es alto. Kevin Kedman, director de construcción (CBO) de Bureau Veritas, líder mundial en certificación de sistemas, inspecciones basadas en riesgos y otros servicios de construcción, ubica los costos del intercambio de documentos de ingeniería y construcción durante un proyecto grande en más de US$100,000 dólares. Según él, “Los gastos más obvios son el copiado, la organización y entrega de materiales. Incluso, hacer que el personal administre y archive los documentos impresos es costoso. Además, hay gastos agregados y retrasos si los materiales se envían al lugar equivocado o se pierden”.

La búsqueda de estándares
Bajo su designación como CBO del Estado de California para revisar y aprobar los permisos de construcción del Proyecto de Energía Palomar de San Diego, Wedman reconoció la oportunidad de reducir sustancialmente los costos y acelerar los ciclos de revisión y aprobación de documentos. “Queríamos adoptar procesos electrónicos que pudieran capturar los materiales de ingeniería y construcción y entregarlos de forma segura a todos los encargados de revisarlos”.
Desde la perspectiva de Wedman, la clave para lograr este objetivo era encontrar un formato de documentos electrónicos que pudiera manejar la variedad de contenido de construcción en un solo archivo compacto. Igualmente importante era la capacidad de aplicar controles de seguridad a los materiales, como protección mediante contraseñas y firmas digitales. “Había cierta resistencia inicial por parte de nuestro personal y de las empresas de construcción cuando comenzamos a utilizar el software Adobe Acrobat para convertir los materiales en archivos PDF”, explica. “Pero a unas semanas de comenzar el proyecto Palomar, las ventajas fueron evidentes para todos”.
El personal de Bureau Veritas puede pasar por hasta cinco series de ciclos de revisión con las empresas de ingeniería y diseño antes de que se aprueben los planos. Al hacer la transición de propuestas en papel a propuestas electrónicas, los empleados de la firma ahora pueden revisar los planos propuestos hasta 95 por ciento más rápido. Los avances en eficiencia se deben a la colaboración de proyectos modernizada y un manejo más sencillo de los documentos electrónicos. Por ejemplo, todos los materiales (dibujos, formas, reportes de impacto ambiental y otros documentos) pueden combinarse en un archivo fácil de manejar.

Asegurar el contenido crítico
Cuando las empresas de construcción e ingeniería buscan obtener los beneficios de los flujos de trabajo electrónicos, la seguridad es una preocupación vital. Si no se detectan, incluso las modificaciones más pequeñas a los planos pueden tener efectos desastrosos en los proyectos. Por ejemplo, un ingeniero o arquitecto que altere un componente del diseño podría invalidar las aprobaciones de permisos previas, lo que requeriría que un sistema completo se reevaluara y se volvieran a dar los permisos. Podría ser aún más problemático no darse cuenta de un cambio hasta después de iniciada la construcción, lo que crearía grandes retrasos y elevaría considerablemente los costos de construcción.
“La seguridad de los documentos de construcción es esencial”, afirma George Robson, vicepresidente de capital y mantenimiento preventivo de Windsor-Essex Housing Corporation, que construye y da mantenimiento a unidades de vivienda pública para los residentes de Ontario, Canadá. “Con tanta gente involucrada en la revisión de planos y respuesta a RFIs, necesitamos saber que los materiales que creamos y entregamos sigan exactamente como los propusimos”.
Robson cita la importancia de asegurar que los costos negociados con contratistas no puedan cambiarse. También indica que, una vez que todas las partes dieron su aprobación, los contratos digitales seguros son mucho más fáciles de administrar. “Por ejemplo, estábamos reunidos con un contratista que estaba cotizando una cifra US$160,000 dólares más arriba que la acordada originalmente”, explica Robson. “Al tener nuestros contratos disponibles electrónicamente, pude buscar en los materiales de mi laptop y le mostré al instante el acuerdo original al contratista. Si hubiéramos dependido del papel, podría haber pasado horas buscando esta información”.

Del papel a digital
Para tener éxito, las tecnologías de documentos electrónicos deben ofrecer funcionalidad básica, como soporte para múltiples tipos de documentos, mejor control de documentos y seguridad, e integración perfecta con los flujos de trabajo electrónicos actuales y futuros. Es crucial que los documentos de ingeniería y construcción finalizados puedan imprimirse de forma confiable ya que los lugares de trabajo continuarán usando papel en el futuro.
“La pregunta real no es si las empresas de ingeniería y construcción se moverán a procesos electrónicos más automatizados”, concluye Wedman. “Es cuándo y cómo lo lograrán. Con los avances en los flujos de trabajo de documentos digitales, los ahorros de tiempo y costos son innegables”.